同窓会の案内、嬉しいけれどどうしても都合が…。
「欠席」の返信、どう書けば失礼にならないかな？近況報告も何を書けばいいか迷いますよね。
この記事では、そんなあなたの悩みを解決します。
丁寧で気持ちが伝わる返信はがきの書き方から、好印象を与える近況報告の例文まで、分かりやすく解説。
これを読めば、もう返信はがきに迷いません。
まずは基本から！返信はがきの正しい書き方マナー
返信はがきは、形式を守ることで相手に好印象を与えられます。
宛名や差出人の記入は正確に、句読点や装飾は控えめにするのが基本です。
「欠席」「出席」は明確に記載し、感謝やお詫びの一言を添えると丁寧な印象になります。
また、文字は丁寧に書き、余白を整えると読みやすくなります。
基本マナーを押さえるだけで、礼儀正しい返信が完成します。
表面（宛名）の敬称は「様」に修正
返信はがきの表面、宛名に書かれている「行」や「宛」は、二重線で消しましょう。
そして、その横か下に「様」と書き加えるのがマナーです。
幹事さんが複数人いる場合や、会社・団体宛の場合は「御中」を使います。
ほんのひと手間ですが、相手への敬意を示す大切なポイントですよ。
裏面（出欠）は「御」を消して丁寧に
裏面の出欠確認欄では、「御出席」「御欠席」と書かれている「御」の字を二重線で消します。
そして、「欠席」の方を丸で囲みましょう。
さらに、「欠席」の文字の下に「させていただきます」と書き添えると、より丁寧な印象になります。
細かい部分ですが、こうした心遣いが気持ちを伝えてくれます。
【例文で解説】欠席でも気持ちが伝わるメッセージの書き方
欠席する場合でも、心のこもったメッセージを書くことで好印象を残せます。
「参加できず残念です」「皆さんに会える日を楽しみにしています」といった感謝や楽しみにしている気持ちを添えるのがポイントです。
近況も簡単に触れると、相手とのつながりを感じさせられます。
例文を参考にすれば、短くても丁寧で温かいメッセージを書け、欠席でも誠意が伝わります。
感謝とお詫びの気持ちを伝えよう
まず最初に、同窓会に招待してくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
「この度は同窓会のご案内をいただき、誠にありがとうございます」
「残念ながら今回は欠席させていただきます」
「この度は同窓会のご案内をいただき、誠にありがとうございます」といった一言があると、とても丁寧な印象になります。
その上で、「残念ながら今回は欠席させていただきます」と、参加できないお詫びの気持ちを伝えます。
欠席理由は簡潔に
欠席の理由は、詳しく書く必要はありません。
「所用のため」
「あいにく外せない予定があり」
「所用のため」や「あいにく外せない予定があり」など、簡潔に伝えるだけで十分です。
大切なのは、参加できなくて残念に思っている気持ちを伝えることです。
あまり細かく書きすぎると、かえって相手に気を遣わせてしまうかもしれません。
次につながる一言を添えて
メッセージの最後には、
「皆様にくれぐれもよろしくお伝えください」
「次回の同窓会を楽しみにしております」
「同窓会の盛会を心よりお祈り申し上げます」
「皆様にくれぐれもよろしくお伝えください」や「次回の同窓会を楽しみにしております」といった、次につながる前向きな言葉を添えましょう。
また、「同窓会の盛会を心よりお祈り申し上げます」と、会全体の成功を願う一言を加えるのも素敵です。
会えなくても、気持ちはつながっているというメッセージになります。
何を書く？悩んだ時の近況報告お助け例文集
返信はがきに書く近況報告は、短くても相手に温かく伝わる内容がポイントです。
仕事や趣味のこと、家族の様子など身近な話題を選ぶと書きやすく、相手も共感しやすいです。
「最近は家庭菜園を楽しんでいます」「子どもが学校で元気に過ごしています」など、具体的な一文を添えるだけで印象がぐっと良くなります。
例文を参考にすれば、悩まずスムーズに書けます。
仕事やプライベートの簡単な報告
近況報告は、難しく考えすぎずに、あなたの「今」を少しだけ伝える気持ちで書いてみましょう。
「相変わらず元気に過ごしております」
「最近、〇〇という新しい趣味を始めました」
「新しい部署で奮闘中です」
「相変わらず元気に過ごしております」だけでも十分ですし、「最近、〇〇という新しい趣味を始めました」など、簡単なプライベートの話題も良いでしょう。
仕事について触れるなら、「新しい部署で奮闘中です」といった一言でも、あなたの頑張りが伝わります。
昔の思い出に触れる一言
「〇〇先生はお元気でいらっしゃいますか」
「文化祭で一緒に劇をしたのが懐かしいです」
「〇〇先生はお元気でいらっしゃいますか」や「文化祭で一緒に劇をしたのが懐かしいです」など、学生時代の共通の思い出に触れるのもおすすめです。
相手も当時のことを思い出して、懐かしい気持ちになるはず。返信はがきが、思い出話に花を咲かせるきっかけになるかもしれませんね。
相手を気遣うメッセージ
自分のことだけでなく、相手の健康や活躍を気遣う言葉を入れると、温かい気持ちが伝わります。
「皆様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます」
「季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください」
「皆様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます」や、「季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください」といった一言を添えてみましょう。
相手を思いやる気持ちが、きっと喜ばれますよ。
これで完璧！返信する時の3つの注意点
返信はがきを書くときは、3つのポイントに注意すると好印象です。
まず、出欠の意思ははっきりと明記すること。
次に、感謝やお詫びの言葉を添えて丁寧さを示すこと。
そして、文字は読みやすく丁寧に書き、余白を整えること。
これらを守るだけで、欠席でも誠意が伝わり、相手に安心感を与えられます。
シンプルでも心のこもった返信が大切です。
返信はなるべく早めに
返信はがきは、受け取ってからなるべく早く、できれば1週間以内に出すのが理想です。
幹事さんは、参加人数を把握して会場の予約や準備を進めています。
早めに返信することで、幹事さんの負担を減らすことができます。
もし返信が遅れてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」と一言添えるのを忘れないようにしましょう。
筆記用具は黒ペンか万年筆で
返信はがきを書く際は、黒のボールペンか万年筆を使いましょう。
鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペンは、カジュアルな印象を与えてしまうため避けるのが無難です。
丁寧に、心を込めて書くことが大切です。
修正液は使わないのがマナー
もし書き間違えてしまった場合は、修正液や修正テープは使わずに、新しいはがきに書き直すのが正式なマナーです。
しかし、もし予備のはがきがない場合は、間違えた箇所に定規を使って丁寧に二重線を引き、その上や近くに正しい文字を書きましょう。
まとめ・同窓会を欠席…返信はがきの好印象な書き方と近況報告のコツ
同窓会を欠席する際の返信はがき、書き方のポイントは掴めましたか？
大切なのは、案内への感謝と、参加できない残念な気持ちを素直に伝えることです。
そして、短い言葉でも近況を添えることで、会えなくても心のつながりを保つことができます。
この記事で紹介したマナーと例文を参考に、あなたらしい温かいメッセージを届けてみてくださいね。
